attKunna
Innehållsregister
Webbplatsinformation
   
  Externa länkar
Kunskap om företagande

 


Dispens från krav på bosättning – styrelsen

Ett beslut om att bevilja dispens innebär att bolaget får ha en eller flera företrädare, exempelvis styrelseledamöter, på vissa poster trots att de är bosatta utanför EES.

Reglerna om bosättning

Följande funktionärer ska vara bosatta inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES):

A. Minst hälften av styrelseledamöterna och minst hälften av styrelsesuppleanterna.

Enligt 8 kap. 9 § ABL

B. Verkställande direktören och alla vice verkställande direktörer

Enligt 8 kap 30 § ABL.

C. Minst en särskild firmatecknare (om styrelsen har utsett en eller flera sådana, inom eller utom styrelsen, att teckna bolaget firma ensam eller i förening)

Enligt 8 kap. 37 § ABL

Bolagsverket kan under vissa förutsättningar ge dispens från kraven i A, B och C.

Särskild delgivningsmottagare

Om aktiebolaget inte har någon behörig ställföreträdare som bor (är folkbokförd) i Sverige ska styrelsen utse och anmäla en särskild delgivningsmottagare. Denna ska vara folkbokförd i Sverige. Som behörig ställföreträdare räknas här styrelseledamöter, särskilda firmatecknare och den verkställande direktören men inte andra företrädare. Från kravet på en särskild delgivningsmottagare (enbart en kan utses) kan Bolagsverket inte ge någon dispens.

Observera att styrelseledamöter och styrelsesuppleanter räknas var för sig. Om arbetstagarrepresentanter förekommer som ledamöter eller suppleanter så räknas dessa här in i hela antalet.

Minsta tillåtna styrelse är en styrelseledamot och en styrelsesuppleant. Styrelsen får inte bestå av enbart två styrelseledamöter. Om bolaget är ett publikt aktiebolag, ska minst tre styrelseledamöter finnas. Detta ska uttryckligen framgå av bolagsordningen. I publika aktiebolag ska styrelsen välja en vd som inte samtidigt får vara styrelsens ordförande. Vd får, utan denna begränsning, utses även i privata aktiebolag.

Det är bosättningen som gäller – inte medborgarskapet

Den som är folkbokförd i Sverige räknas som bosatt i Sverige. Den som inte är folkbokförd i Sverige räknas i dessa ärenden, alltså oavsett om den är t.ex. svensk medborgare, som bosatt utrikes i det land som personen bor i, har anknytning till eller kommer ifrån.

Stiftaren, aktietecknaren och ägaren

Det finns i normala fall inga hinder för utländska medborgare eller utomlands bosatta personer att teckna och äga 100 % av aktierna i ett svenskt aktiebolag eftersom systemet med bundna aktier har upphört att gälla. Alla stiftare som är fysiska personer ska vara bosatta inom EES och måste annars söka dispens.

Behövs dispens?

Bolaget bör undersöka om det går att skapa en uppsättning av funktionärer så att dispens inte alls behövs, många gånger är detta möjligt! Ett svenskt bolag har oftast åtminstone någon del av verksamheten (eller administrationen) i Sverige. Normalt hålls bolagsstämmor och styrelsemöten i Sverige. Även om det inte är ett krav i lagen så kan det av flera skäl vara en fördel att bolaget har åtminstone en (ordinarie) styrelseledamot som är bosatt i Sverige. Bland annat kan detta underlätta viktiga kontakter med svenska kunder, leverantörer och myndigheter. Dessutom behöver bolaget då inte någon särskild delgivningsmottagare.

Undersök sedan om det går att begränsa fallen som kräver dispens. En ansökan kan gälla dispens från en eller flera av de typer av regler som nämnts i A-C. Det sökande bolaget bör försöka begränsa antalet typer av dispens som behöver beröras i ansökan. Detsamma gäller antalet personer som berörs av kravet på dispens. Exempelvis kan en i Sverige eller EES bosatt styrelseledamot kanske även göras till ytterligare särskild firmatecknare (ensam eller i förening med någon annan). Då behövs inte dispens för de ytterligare särskilda firmatecknare som kan finnas med bosättning utanför EES.

Kontakta gärna Bolagsverket om hur ni kan göra justeringar i en planerad uppsättning av funktionärer för att minimera behovet av dispens. Bolagsverket ger inte några förhandsbesked om att dispens kommer att beviljas.

Innehållet i ansökan

Ingen blankett – skriv din egen ansökan

Bolagsverket har inte några blanketter för dispensärendena utan man får själv skriva sin ansökan.

Exempel på rubrik i ansökan

Ansökan om dispens från aktiebolagslagens krav på bosättning för styrelseledamöter enligt 8 kap. 9 § ABL.

Det är företaget som räknas som sökande. Inled med företagsnamnet. Skriv ut det precis på det sätt som det står angivet i registreringsbeviset. Ange också organisationsnumret, bolagets adress och telefonnummer.

Ombud/kontaktman i ärendet

Det kan vara lämpligt att ange namn, adress och telefonnummer till ett ombud eller en kontaktman i ärendet som kan skicka in de kompletterande uppgifter m.m. som ibland kan behövas och som Bolagsverket kan skriva och ringa till i ärendet. Ett ombud eller en kontaktman är till fördel, särskilt om den eller de som skrivit under ansökan är personer som befinner sig långt bort eller inte har kunskaper i svenska. En lämplig person som ombud eller kontaktman kan, förutom en styrelseledamot som är bosatt i Sverige, vara exempelvis företagets ekonomichef, revisor eller advokat.

Beskriv det egna företaget och verksamheten

Förutom en kort beskrivning av företaget bör ansökan dessutom innehålla något om:

  • verksamhetens inriktning, (redogörelsen för företagets verksamhet ska när det gäller branscher och produkter helst vara på en något mera konkret nivå än vad som vanligen sägs t.ex. i en bolagsordning),
  • dess storlek (t.ex. omsättningen),
  • lokaliseringen av (de olika delarna av) verksamheten; även eventuella utländska förhållanden,
  • antalet anställda,
  • ägarförhållandena,
  • koncernförhållanden (även förekomsten av ett utländskt moderbolag) och
  • om det inträffat några i väsentliga delar ändrade förhållanden jämfört med den senaste årsredovisning som har getts in till oss.

Ange exakt för vilka personer bolaget söker dispens

Bolaget ska tänka på att enbart söka dispens för så många personer som bolaget behöver dispens för. Det är bolagets sak att peka ut för vilken eller vilka dispens önskas. Bolagsverket ger inte dispens för ett större antal än som behövs.

  • Ange den (eller de) som dispens söks för. Personen eller personerna anges på följande sätt: namn, personnummer eller födelsedatum,
  • det utrikes land som personen bor i, har anknytning till eller kommer ifrån,
  • ev. adress i utlandet,
  • vilken eller vilka funktioner i bolaget som respektive person är tänkt att ha och
  • för vilken tid som dispensen söks. Ansökan bör avgränsas i tiden; vet man att ett visst förhållande som gör att dispens behövs bara kommer att bestå under exempelvis tio månader så bör detta sättas ut i ansökan genom att man där anger till och med vilket år och vilken månad som dispens söks.

Beskriv uppsättningen av funktionärerna

Skriv ner den uppsättning av bolagets funktionärer som ansökan ska prövas mot bakgrund av (vanligen är det frågan om en nyss anmäld men inte registrerad uppsättning); funktionärerna delas upp på styrelseledamöter, styrelsesuppleanter, vd, vvd och särskilda firmatecknare.

Personerna anges på följande sätt: namn, personnummer eller födelsedatum, den kommun där respektive person är folkbokförd om den ligger i Sverige eller det utrikes land som personen bor i, har anknytning till eller kommer ifrån samt adress.

Bifoga en identitetshandling

En bestyrkt kopia av pass (eller en annan officiell identitetshandling, helst med foto) ska ges in som bilaga till ansökan för de personer som bolaget önskar dispens för. Kravet gäller även personer som är svenska medborgare eller har ett svenskt personnummer. Kopian, även bilden, ska vara tydlig. Av handlingen ska framgå födelsedata och giltighetstid. Texten i identitetshandlingen ska, om den inte är på svenska eller översatt till svenska, vara på lättfattlig engelska. Bolagsverket förbehåller sig att i särskilda fall begära in kompletterande identitetsuppgifter eller handlingar.

Tilläggsuppgifter

Ange också de övriga förhållanden som ni anser är av betydelse. En ansökan enligt A-B bör också innehålla följande:

  • hur styrelsearbetet och ledningen av företaget ska organiseras och
  • en närmare beskrivning av vilka åtgärder som bolaget har vidtagit eller avser att vidta för att kompensera att för många av funktionärerna, i förhållande till lagens grundregler, är bosatta utanför EES.

Särskilda skäl

Det räcker inte med att önska dispens. Det ska också finnas särskilda, för företaget individuellt beskrivna, skäl för att dispens ska beviljas. Ange varför ni anser att just ert bolag borde få dispens.

Underskrift

Ansökan ska skrivas under i original av någon eller några inom bolaget som har rätt till det. Bolagsverket godtar att ansökan är underskriven av den som ensam eller de som tillsammans får teckna bolagets firma, styrelseordföranden, en styrelseledamot eller vd.

Hit skickar du din ansökan

Bolagsverket, Juristavdelningen, 851 81 Sundsvall

Ansökningsavgifterna

Allmänt

Avgiften ska skickas in samtidigt med ansökan. För varje ärende om dispens betalar du en ansökningsavgift för varje typ av regel som berörs (A, B och C enligt ovan) oavsett att företaget kanske också har ett annat ärende inne för behandling och som t.ex. rör registrering av styrelse etc. eller något annat som har samband med dispensärendet. Ärendena handläggs alltså var för sig. Ange gärna i ansökan när, med vilket belopp och på vilket sätt betalning har skett för dispensärendet.

Avgifterna för dessa typer av ansökningar

En ansökan från ett bolag får omfatta flera ansökningstyper. Bolagsverket ska ha in en avgift för varje typ av ansökan. En viss ansökan kan alltså omfatta flera personer i samma bolag och ska betalas med en avgift så länge bara en typ av ansökan är berörd. Om däremot ett bolag söker dispens för tre olika personer och två olika typer av ansökningar har gjorts ska två avgifter betalas in, exempelvis om dispens söks för två personer som styrelseledamöter (se A) och en person som särskild firmatecknare (se C).

Tid för ansökan

Bolaget bör göra ansökan så fort det står klart att det finns ett behov av dispens som inte mycket snart kommer att falla bort genom andra åtgärder. Märk att bolagets styrelse, firmatecknare och vd kan bli helt förhindrade att fungera om styrelsen på grund av avgångar eller flyttningar till länder utanför EES blivit obehörig. Även när en given dispens senare kommer att löpa ut måste bolaget självmant agera och se över situationen och anmäla en uppsättning av funktionärer som inte behöver dispens eller ansöka om en ny dispens. Detta bör göras senast en månad innan dispensen löper ut.

En gjord ansökan om dispens tar inte bort redan gjorda anmärkningar i aktiebolagsregistret och hindrar heller inte nya. Sådana anmärkningar (så kallade vakansanteckningar) tas bort först när en fulltalig och i övrigt godtagbar uppsättning av funktionärer har registrerats.

Hur länge varar en dispens?

Ett beslut om dispens kan gälla tills vidare men är ofta begränsat så att det gäller för en viss angiven tid. De tider som för närvarande vanligen tillämpas är antingen, i vissa fall, några månader eller, i andra fall, tider på omkring ett och ett halvt år. Man kan inte säkert räkna med att få igenom upprepade dispenser för samma bolag. Beslut med retroaktiv tillämpning kommer inte att förekomma.

När dispensen inte gäller längre

Det som sagts ovan i stycket om vad dispens innebär gör bl.a. att dispensen inte automatiskt gäller om styrelsens sammansättning ändras. I vart fall om det senare visar sig att flera personer än vad som beslutet bygger på är bosatta utanför EES. Bolaget måste då rätta till förhållandet med en anmälan om en uppsättning av funktionärer som inte behöver dispens eller genom att försöka få igenom en ny dispensansökan. Även om någon annan uppgift eller omständighet som ingår i beslutsunderlaget och som är av betydelse för beslutet ändras bör bolaget komma in med en ny ansökan. I detta kan även innefattas att antalet funktionärer med bosättning i Sverige har minskat. En dispens torde också kunna återkallas om bolaget har lämnat oriktiga uppgifter.

Bolagsverkets prövning

Möjligheten att få dispens är inte begränsad till att gälla enbart för stora eller små företag. Lättast är att få dispens om det enda förhållande som kräver dispens är att en styrelsesuppleant utöver hälften bor utanför EES och det i bolaget i övrigt finns flera andra styrelsesuppleanter som är bosatta inom Sverige eller EES. Störst krav är det när dispens söks för vd. De andra typerna av ansökningar faller däremellan. För att få dispens för vd har så gott som alltid, förutom tillräckliga skäl i övrigt, också krävts att bolaget har en vvd som är bosatt i EES eller i vissa fall till och med i Sverige.

Skäl mot att ge dispens

Att det finns en utländsk ägare som vill bestämma över vilka bolagets funktionärer ska vara är en bakgrundsfaktor som är typisk i ansökningarna. Ytterligare skäl behövs för att nå upp till en sådan nivå av särskilda skäl som Bolagsverket menar ska finnas för att dispens ska beviljas.

Om en ansökan är alldeles ofullständig eller avgiften inte har betalats riskerar den att avvisas eller avskrivas. (I vissa fall kommer Bolagsverket att begära in kompletterande uppgifter innan ärendet avgörs.) Om sökandebolaget inte redovisar tillräckliga skäl för dispens kan ansökan avslås. Om bolaget inte har skött sina skyldigheter att göra kompletta anmälningar eller ge in sina årsredovisningar och, när det krävs, även revisionsberättelser i tid till oss så kan också detta inverka negativt på bolagets möjligheter att få dispens.

Vid avslag och liknande

Om ett bolag inte får en sådan dispens som bolaget behöver för att uppsättningen av funktionärerna i registret ska uppfylla lagens krav måste bolaget genast rätta till situationen på något annat sätt. Finns det redan ett pågående ärende om registrering kan detta i vissa fall ändå leda till en fullgod registrering genom att anmälan i det ärendet omedelbart justeras och kompletteringar skickas in som avser en ny uppsättning av funktionärer som inte kräver dispens. Kan inte detta göras eller ske tillräckligt snabbt avslutas ofta det pågående ärendet. Gäller ärendet nyregistrering blir denna inte av och gäller ärendet ändring kan ärendet avslutas med en registrering som innehåller en anmärkning i aktiebolagsregistret (vakansanteckning), något som i förlängningen i värsta fall kan leda till tvångslikvidation.

Överklagande

Om Bolagsverket fattar ett slutligt beslut som är negativ kan du överklaga beslutet till regeringen, Näringsdepartementet. Överklagandet ska skickas till Bolagsverket .

Hänvisningar

2 kap. 8 kap.1, 9, 30, 37 och 40 §§ aktiebolagslagen (2005:551, ABL).

3 kap. 4 § aktiebolagsförordningen (2005:559, ABF) lagen om styrelserepresentation för de privatanställda.

9 § första stycket, delgivningslagen.

Läs mer:
Arbetstagarrepresentant
Särskild delgivningsmottagare
Lagar och förordningar för aktiebolag

Källa:
Bolagsverket 2012


 
 

Sök på attKunna:

Anpassad sökning
  Copyright attKunna